Ofigo, s.r.o. 
Nejprve trocha teorie
Když mluvíme o dědictví, poslední vůli, představíme si nejčastěji fyzický majetek, nemovitosti, obrazy, sbírku porcelánu, případně finance na účtě. Tím, jak se v posledních letech naše fungování stále více přesouvá do prostředí internetu, je ale dobré nezapomínat ani na digitální rovinu.
Velká část osobní, resp. firemní komunikace dnes probíhá právě online a řada lidí si do svých cloudových úložišť přidává důležité dokumenty, fotografie, smlouvy, faktury, ale taky kopie osobních dokladů. Máme je tak vždy po ruce. Dostat se k nim bez přístupových údajů nebo samotného vědomí o jejich existenci ale na druhou stranu jednoduché vůbec není. Škála takových služeb a nástrojů je přitom velmi pestrá — od datových úložišť a databází přes firemní profily na sociálních sítích až po virtuální aktiva. Hodnota digitálního majetku může v některých případech šplhat klidně do stovek tisíc korun a výše.
Myslete i na to, že nakládání s penězi podléhá v případě úmrtí jednak dispozičnímu právu, tedy jestli má od vás pozůstalá osoba pověření s financemi na účtě nakládat, a také případnému dědickému řízení.
Připravte svůj digitální odkaz
Některé služby se o tuto oblast začaly zajímat už před několika roky. Google např. pro osobní profily zavedl Správce neaktivních účtů, kde si může uživatel nastavit, aby systém při dlouhodobé neaktivitě odeslal zprávu spolu s vybranými daty blízké osobě.
Při sdílení údajů se ale koneckonců nemusíte spoléhat jen na podobné automatizované služby. Vytvořit si můžete vlastní soupis, kde své rodině či blízkým zanecháte všechny informace, které budou potřebovat. Takovým soupisem může být třeba sdílený dokument na Dropboxu, OneDrivu či Google Disku, který je snadné průběžně aktualizovat a podle potřeby i poskytnout osobám ve vašem okolí. Bezpečnější cestou je ukládání těchto informací do tzv. trezoru na hesla, nástroje jako KeyPass, 1Password nebo LastPass, které jsou samy o sobě chráněny jedním silným heslem a ideálně i dvoufaktorovým přihlašováním.
Jaké informace zahrnout?
- přístupové údaje do využívaných online služeb
- hesla k počítači, mobilu, tabletu a dalším přístrojům
- lokace náhradních klíčů od auta, domu, kanceláře, pobočky
- místo, kde máte uložené doklady k domu, energiím, službám
- přehled o akciích a virtuálních aktivech typu Bitcoin
- telefonní čísla a podrobnosti k různým smlouvám
- kontakty na klíčové osoby v podnikání (účetní, advokát, společníci)
- údaje o pravidelných platbách, které odchází z vašeho účtu
- popis, jak některé z těchto bodů fungují a jak s nimi správně naložit
Když některé z těchto údajů nechcete z nějakého důvodu přímo zmiňovat, můžete např. jen sepsat postup, jak vše dohledat. Alternativou nebo doplněním pak může být i fyzický dokument, dopis, který uložíte na bezpečném místě doma, v bankovní schránce nebo u notáře.
Správce hesel (trezor) slouží k bezpečnému ukládání a správě uživatelských hesel a jiných citlivých informací. Do aplikace, jako je např. už zmíněný 1Password, si můžete ukládat vše od Netflixu po přístup k PayPal účtu nebo různým věrnostním programům. Správce, kterého si můžete přidat i jako rozšíření do prohlížeče, dokáže pro jednotlivé služby vygenerovat silná hesla, vám přitom stačí pamatovat si jen to jedno hlavní, kterým se dostanete do samotného trezoru.
Usnadnění pro všechny případy
Možná veškeré údaje běžně sdílíte a váš partner či rodina k nim mají přístup. Ani tehdy ale není příprava podobného shrnutí na škodu. Třeba už proto, že si díky němu sami ve všem uděláte lepší přehled. Spoustu těchto věcí totiž obvykle nosíme pouze v hlavě nebo je máme zamčené v trezoru, ať už fyzickém či virtuálním. Problém je, že řada z nich není standardně „viditelná“ — kryptoměny, mince, akcie, investice, ale i postupy a hesla. A po mnoha letech na některé můžeme sami lehce zapomenout, takové případy jsou dobře známé. Jak se v tom pak bez naší pomoci mají vyznat ostatní?
Ať už zvolíte jakýkoliv postup, je dobré si zejména uvědomit, že vaše data a informace jsou ve výsledku stejně důležité, jako ostatní, hmatatelné věci. Proto je dobré na ně nezapomínat a včas si rozmyslet, jak s nimi naložíte — bez ohledu na to, zda se týkají vašeho podnikání nebo osobního života.
Jak to řeším já?
Uvědomil jsem si, že skutečně spoustu věcí v hlavě mám jen já a pokud by se mi cokoliv stalo, bez znalosti a kontextu bude daná věc navždy ztracena.
Například pokud někomu neřeknu, že mám investiční účet zaměřený na startupy (a hesla k němu), tak časem nejspíš zanikne. Když jsem dával dohromady digitální závěť, došlo mi, že takových účtů mám hned několik (pravda, nejsou na nich žádné velké částky, ale co když se ze starupu jednou stane jednorožec?). Jistě, účty které mám v Česku, jsou nejspíš v pohodě, ale co ty v zahraničí? Pochybuji, že se budou snažit vypátrat nekontaktního vlastníka kdesi na druhé straně zeměkoule…
Snažil jsem se tedy na danou problematiku podívat stylem „kdyby mě kleplo a ležel bych půl roku v nemocnici v bezvědomí, dokáže někdo s Digitální závětí pokračovat ve fungování firmy tak, aby nezkrachovala?“
Nebylo to lehké zadání, ale dovedlo mě k tomuto:
- všechna hesla jsem převedl do správce hesel a přístupy k němu uschoval na bezpečném místě,
- důsledně sepsal všechna pojištění, investice… a zřídil online přístupy k nim,
- to stejné jsem provedl u všech věcí, které platím (elektřina, plyn, nástěnka SVJ),
- ve firmách jsem popsal jednotlivé kroky a činnosti, které jednotliví lidé dělají
- a ve „Firemním manuálu“ pak shrnul i všechny externí služby, které firma využívá – reklamní a grafická agentura, správce webu, copywriter, atd.,
- k tomu jsem připravil stručnou Digitální závěť, kde je popsáno, co v případě problémů dělat.
Došlo mi, že největším oříškem by bylo každodenní vedení a řízení firmy, o kterém nemá nikdo v mém okolí nejmenší tušení. Proto jsem si „vybral“ společnost, která by (doufám :) byla schopna moji roli převzít a v jednotlivých manuálech najít vše potřebné pro plynulé navázání a další rozvoj.
Firem, které dokáží řídit váš byznys, je na trhu několik. Zaměřují se právě na to, že pomáhají zachránit jiné podniky např. v situaci, kdy stagnují a klesá jim zisk, anebo jejich vedení potřebuje pauzu od operativního řízení. Využít se proto dobře dají i v případě, kterému se věnuje tento článek.
Virtuální karta
Důležitá poznámka: Veškeré online služby, kde mám zadané platební karty (Liftago, Wolt, Uber, Bolt, Netflix, Spotify a podobně) mám napárované na samostatnou (virtuální) kartu (tedy ne standardní fyzickou), kterou mám uloženou v účtu Revolutu. Na ten si převádím potřebnou částku jednou za čas (zpravidla tam mám rezervu na dva měsíce). Má to několik výhod.
- Pokud by se nějaká služba „zbláznila“ a opakovaně strhávala platby, tak je nebude brát z mého hlavního účtu, ale z toho zcela odděleného, kde je nevelký zústatek.
- Při případném zneužití si snadno vystavím novou kartu a tu pak zadám do ostatních služeb.
- No a v případě digitální závěti; pokud se mi něco stane, tak se sice služby budou platit nadále, ale opět jen do výše omezené zůstatkem na účtu.
- A co je skvělé, Revolut vás vždy pár dní předem upozorní na blížící se pravidelnou platbu a umožní ji snadno zablokovat. To se hodí v případě, že netušíte, jak si z konkrétní služby kartu trvale odebrat (některé podmiňují odebrání karty tím, že současně musíte přidat novou. A když to nechcete, tak musíte psát na podporu).
Moje digitální závěť
Výsledný dokument se snažím mít jednoduchý a udržovat jej aktuální. Mým cílem není vyčerpávající popis, ale rozcestník, jak a případně kde jsou jednotlivé věci řešeny. Za klíčovou věc považuji správce hesel (jsou tam uloženy hesla pro všechny využívané služby) a mobil (na něj chodí dvoufaktorové SMS). Každý to má samozřejmě jinak.
Zde si můžete stáhnout jednoduchou ukázku: Digitální závěť – VZOR
Máte s digitální závětí vlastní zkušenost? Dostanou se vaši blízcí v případě potřeby k důležitým (online) údajům? Nebo máte připomínku? Zajímá mě vaše zkušenost a názory. Podělte se v komentáři nebo mi klidně napište přímo mně osobně.
Komentáře