Pošta ve virtuálním sídle: Plaťte jen za služby, které potřebujete

Pokud máte virtuální sídlo, jsou jen dvě služby, které skutečně potřebujete:

Nic víc.

Přesto uživatelé virtuálních sídel často platí za zbytečné „benefity“ navíc:

Z vlastní zkušenosti víme, že „obyčejná“ doporučená pošta našim klientům téměř nechodí. Zásilky od úřadů, zdravotních pojišťoven, apod, jsou téměř vždy určené „výhradně do vlastních rukou adresáta“. Od roku 2023 navíc musí mít ze zákona všechny podnikající fyzické osoby povinně zřízené datové schránky, takže korespondence s veřejnou správou (finanční úřad, soudy, živnosťák) probíhá především elektronicky. Mimochodem právnické osoby mají datové schránky povinně už od roku 2010.

Mezi doporučenou zásilkou a zásilkou do vlastních rukou je jeden zásadní rozdíl. Doporučenou poštu může převzít každý, zásilku do vlastních rukou jen adresát. Nikdo jiný se k ní nedostane, ani s generální plnou mocí, ani s průkazem zmocněnce. U převzatých doporučených zásilek navíc hrozí tzv. fikce doručení. Někdy s převzetím dopisu začíná běžet lhůta, například pro odvolání proti přestupku. Vy se ale můžete k dopisu dostat až po jejím uplynutí — třeba po návratu z dovolené či pracovní cesty.

Udělali jsme si průzkum mezi desítkami našich klientů, jestli chtějí svou poštu pravidelně fyzicky přeposílat. Jejich odpověď byla totožná — ne, naskenovaná stačí. Přestože tuto možnost klienti mají, téměř nikdo ji nevyužívá. A proč platit za něco, co nevyužíváte?

Naskenovanou poštu máte na rozdíl od té klasické vždy při sobě a její dohledání je obvykle snadnější než u papírové varianty. Nemusíte tak navíc skladovat stohy papíru a řešit jejich pečlivé uchování.

Skenování je samozřejmost, ale musí se dělat pořádně. Častou praxí na trhu je bohužel situace, kdy klient dostane e-mailem pouze oskenované přední strany obálek. A ty jsou k ničemu, protože si pak pro poštu stejně musíte dojet.

V Ofigo skenujeme veškerý obsah zásilek. Faktury přepošlete účetnímu, rozhodnutí o registraci si schováte. Vše tak máte pohodlně v e-mailu.

Jak ale ze zkušeností dobře víme, ne vždy musí jít jen o ten „neškodný spam“.

Dnes už jsou lidé proti různým podvodným emailům a dopisům často imunní. Na druhou stranu metody, jak z podnikatelů vylákat peníze, jsou také propracovanější. Často se opakuje jedno schéma — někdo pošle žádost o aktualizaci údajů o firmě nebo nabídku na zápis do katalogu, či online registru. Na první pohled se jedná o nevinné požadavky či výhodně se tvářící služby, pokud však zareagujete, zapláčete nad výdělkem.

Více o těchto falešných rejstřících píšeme v samostatném článku. Na blogu jsme zároveň rozjeli sérii příspěvků, kde upozorňujeme i na konkrétní firmy, na které je dobré dát si pozor.

Mimochodem právě kvůli šířícím se podvodům jsme pro klienty v Ofigo automaticky zavedli už zmíněnou antispamovou ochranu příchozích zásilek. Každý týden vytřídíme stovky spamových zásilek (na následující fotografii jsou příchozí spamy za jeden jediný den).

Nastat může i opačná situace. U některých poskytovatelů totiž služby končí souhlasem o umístění sídla, víc ani ťuk. O nějakém přebírání a skenování pošty si můžete nechat leda zdát. To se může hodit maximálně podvodníkům, kteří chtějí firmu napsat na bílého koně a dál se nestarat.

Špatný zřizovatel virtuálního sídla vám zkrátka nic nepřevezme ani nepošle. Důležitou poštu z úřadů dnes naštěstí dostanete do datové schránky, o jiných zásilkách třeba od mobilního operátora, se ale v takových případech patrně vůbec nedozvíte.

Než se proto rozhodnete pro některého zřizovatele a jeho virtuální sídlo, pečlivě si služby porovnejte. A nebojte se ptát. Jinak se vám podnikání v novém virtuálním sídle prodraží a může vás v nejhorším případě přivést i do problémů.

U nás v Ofigo můžete mít své sídlo za skvělou cenu a se službami, které skutečně potřebujete – stačí se nám ozvat.